E-dokumenty
Moduł pozwala na:
- Obsługę korespondencji wychodzącej z dowolnego modułu np. sprzedaży, zamówień, kontrahenta.
- Powiązanie korespondencji elektronicznej m.in. z kontrahentem, fakturą sprzedaży, zakupu, zamówieniem.
- Obsługę korespondencji przychodzącej:
- korespondencja przychodząca jest automatycznie powiązywana jeśli jest odpowiedzią na wiadomość.
- automatyczne weryfikowanie czy korenspondencja przyszła od kontrahenta, który ma podpisaną zgodę na e-dokumenty.
- automatyczna weryfikacja czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT.
- Konwersje wiadomości e-mail na fakturę zakupu.
- Elektroniczny obieg dokumentów - akceptację faktur elektronicznych przychodzących na podstawie logiki biznesowej.
- Śledzenie wątków e-maili i ograniczanie dostępu do osób uprawnionych dla wątku.
- Definiowanie i zapis szablonów wiadomości e-mail, aby zautomatyzować najczęstsze odpowiedzi.
Uprawnienia
erp_edokumenty- dostęp do koresponencji w kontekscie kontrahenta faktur, zleceń, zakupu , zamówień i pozostałych;erp_edokumenty_op- dostęp do sekretariatu
Proces
Przed wykorzystaniem modułu należy skonfigurować skrzynki pocztowe. Skrzynki pocztowe są konfigurowane w zakładce ++"Menu"+"Teams"+"Team"+"Edit Team" Instrukcja
Scenariusz przykład
- Uzupełnienie kontaktów kontrahenta i oznaczenie domyślnego kontaktu dla wysłania faktury sprzedaży
- Wystawienie faktury VAT
- Wysłanie faktury do klienta
- Klient odpowiada na wiadomość z fakturą
- System rozpoznaje odpowiedź i tworzy odpowiednie powiązania
- Korespondencja jest widoczna na poziomie faktury sprzedaży oraz kontrahenta
Instrukcje
Elementy interfejsu
Sekretariat
Wymagane uprawnienie: erp_edokumenty_op
Podgląd do wszystkich skrzynek pocztowych, do których ma dostęp użytkownik. Możliwość powiązania korespondencji z dowolnym obiektem w systemie jeśli takie powiązanie nie utworzyło się automatycznie. Np. Jeśli klient odpowiada na wiadomość z fakturą, system automatycznie powiąże odpowiedź z fakturą sprzedaży.
- E-DOK+Odebrane - dostęp do korespondencji przychodzącej dla sekretariatu
- E-DOK+Przetworzone - dostęp do korespondencji przychodzącej dla sekretariatu
- E-DOK+Wysłane - dostęp do korespondencji wychodzacej dla sekretariatu
Akceptacje faktur zakupowych
Wymagane uprawnienie: erp_edokumenty
Kontekstowa korespondencja
Wymagane uprawnienia: dostęp do odpowiednich zespołów
System gromadzi korespondencję w kontekście obiektów systemowych. Np. faktura sprzedaży, zamówienie, kontrahent.
- Zamówienie+E-DOK korespondencja dla zamówienia
- Faktury Sprzedaży+E-DOK korespondencja dla faktury sprzedaży
- Faktury Zakupu+E-DOK korespondencja dla faktury zakupu
- Kontrahent+E-DOK korespondencja dla kontrahenta oraz powiązanych faktur sprzedaży, zakupu, zamówień.