platformaerp.com

E-dokumenty skrzynka odbiorcza

Skrzynka odbiorcza wiadomości e-mail

1. Wybierz opcję E-DOK+SEKRETARIAT+POCZTA - EMAIL.

2. Pozycje, które nie dotyczą faktur elektronicznych lub są spamem oznacz i usuń przyciskiem: Usuń wybrane. Zostaną umieszone w zakładce USUNIĘTE.

Rejestracja dostawcy / bezpiecznego adresu e-mail w Platformie ERP

Kolumna E-DOK wyświetla informację czy adres e-mail jest zarejestrowany w kartotece kontrahentów (TAK = jest bezpieczny).

1. Wybierz opcję DANE+KONTRAHENCI.
2. Wyszukaj kontrahenta (Filtruj dane) i kliknij w nazwę firmy.
3. Wybierz zakładkę KONTAKTY. Kliknij Dodaj.
4. Wprowadź dane kontaktu - uzupełnij dane w polach: Kontakt, E-mail, Telefon oraz przypisz e-mail, zaznaczając odpowiedni checkbox:

• E-dok - adres email zweryfikowany do wysyłania faktur elektronicznych
• E-order - domyślny adres do wysyłki zamówień
• E-zgoda - domyślny adres do wysyłki faktur sprzedaży.

5. Aby zmienić przypisanie adresu e-mail odznacz/ zaznacz odpowiedni checkbox w kolumnie e-dok, e-order, e-zgoda, kliknij Zapisz zaznaczone.

Konwersja E-mail na fakturę zakupu

1. Wybierz opcję E-DOK+SEKRETARIAT+POCZTA-EMAIL.

2. Wybierz e-mail do konwersji klikając w temat.

Uwaga. Pozycje niepowiązane z Firmą należy powiązać wg. procedury rejestracji dostawcy w systemie. Dla pozycji niepowiązanej nie można zarejestrować faktury zakupowej, w kolumnie E-DOK pojawia się wartość NIE. 3. Wybierz opcję NOWA FAKTURA ZAKUPU. 4. W nowym oknie wybierz rodzaj faktury zakupu, zostaniesz przekierowany do procesu wstępnej rejestracji faktury. 5. Wypełnij odpowiednie dane nagłówka i wybierz Zapisz nagłówek:

• Datę wystawienia, sprzedaży oraz datę otrzymania.
• Termin płatności.
• Nr faktury sprzedawcy.
• Osobę akceptującą.
• Przycisk Podgląd umożliwi jednoczesny podgląd formularza i pliku PDF.
• Jeśli proces nie wymaga dodawania pozycji, wprowadź w sekcji E-dokumenty nagłówka wartość faktury, uzupełniając Kwotę netto i wybierając stawkę Vat. Kwotę Brutto system uzupełni automatycznie.

1. Dodawanie pozycji (jeśli proces tego wymaga.)

• Jeżeli zamówienie dotyczy usług i nie ma dokumentu PZ, należy zrealizować zamówienie (odnaleźć je na liście).
• Jeżeli dokument PZ został wystawiony, należy go zrealizować. (Możliwa jest realizacja kilku dokumentów PZ jednocześnie).

Uwagi:

• Na podstawie wprowadzonych danych uruchamia się logika biznesowa związana z procesem akceptacji.
• (Opcjonalnie - jeżeli jest taki proces) Po zapisie danych następuje synchronizacja z systemem finansowo-księgowym.